Eine Suche, die alles in der Firma findet, findet auch die Gehaltsliste, die Abmahnung und die Notiz zur Nachtragsverhandlung, in der die Untergrenze steht. Das ist kein Nebeneffekt, den man später regelt. Es ist die erste Frage, die vor dem Anbinden des ersten Ordners beantwortet sein muss.
Zwei Ebenen
Welche Ordner überhaupt dazugehören. Das entscheiden Sie, nicht die Technik. Personal, Buchhaltung und die Ablage der Geschäftsführung bleiben im Zweifel draußen, zumindest am Anfang. Die Suche liest nur, was freigegeben ist; ein Ordner, der nicht dazugehört, existiert für sie nicht.
Wer innerhalb der freigegebenen Ordner was sieht. Auch im Projektordner gibt es Unterschiede: Der Bauleiter darf das Bautagebuch sehen, die Kalkulation vielleicht nicht; die Auszubildende das Abnahmeprotokoll, nicht den Schriftwechsel mit dem Anwalt. Diese Unterschiede sind in den meisten Betrieben schon einmal festgelegt worden, nämlich in der Benutzerverwaltung des Dateiservers.
Die Rechte übernehmen, nicht neu erfinden
Der naheliegende Fehler ist, für die Suche eine eigene Rechteverwaltung aufzubauen. Dann gibt es zwei Stellen, die gepflegt werden müssen, und sie laufen nach einem Jahr auseinander. Besser ist, die Suche übernimmt die Rechte, die in der Ablage gelten: Wer einen Ordner dort nicht öffnen darf, bekommt über die Suche nichts daraus. Ändert sich ein Recht in der Benutzerverwaltung, gilt es kurz darauf auch in der Suche.
Gibt es keine Benutzerverwaltung, weil alle alles sehen dürfen, ist das auch eine Antwort. Dann legt man die wenigen Ausnahmen gemeinsam fest, bevor die Suche läuft.
Vor dem Sprachmodell, nicht danach
Entscheidend ist, wo die Rechte greifen. Es gibt zwei Möglichkeiten, und nur eine ist richtig.
Die falsche: Das System sucht in allen Dokumenten, gibt die Stellen an das Sprachmodell, und das Modell bekommt die Anweisung, nur Dinge zu nennen, die die fragende Person sehen darf. Das klingt plausibel und ist unsicher, weil ein Sprachmodell keine Zugriffskontrolle ist. Es kann sich irren, es kann überredet werden, und es hat die geheime Stelle bereits gelesen.
Die richtige: Die Rechte werden geprüft, bevor überhaupt gesucht wird. Dokumente, die die fragende Person nicht öffnen darf, kommen gar nicht erst in die Auswahl. Das Sprachmodell bekommt nur Stellen vorgelegt, die diese Person auch im Ordner lesen dürfte. Das ist eine feste Regel, die bei jeder Frage gleich läuft, keine Einschätzung eines Modells. Was das Modell nie sieht, kann es nicht verraten.
Auch kein Hinweis
Ein Detail, das oft übersehen wird: Die Suche darf nicht nur die Antwort verweigern, sie darf auch nicht verraten, dass es das Dokument gibt. „Dazu darf ich Ihnen nichts sagen“ ist eine Antwort, die etwas sagt. Wer fragt, ob es eine Notiz zur Nachtragsverhandlung gibt, und sie nicht sehen darf, bekommt dieselbe Antwort wie bei einem Dokument, das nie existiert hat: Dazu finde ich nichts. Keine Fundstelle, kein Vorschlag, kein Treffer in einer Liste.
Drei Fragen an jeden Anbieter
- Woher kommen die Rechte? Aus unserer Benutzerverwaltung, oder müssen wir sie bei Ihnen neu pflegen?
- Wann greifen sie? Vor der Suche, also bevor das Sprachmodell etwas sieht, oder erst bei der Antwort?
- Was sieht jemand, der nichts sehen darf? Dieselbe Antwort wie bei einem Dokument, das es nicht gibt, oder einen Hinweis?
Wer die drei Fragen nicht klar beantwortet, sollte den ersten Ordner nicht bekommen. Wie es bei uns gelöst ist, zeigt der Abschnitt „Jede Person findet nur, was sie lesen darf“ auf der Startseite; Einzelheiten für Ihre IT unter Sicherheit.