„Klein anfangen“ ist leicht gesagt. Die Frage ist, womit. Wer die falschen Ordner nimmt, bekommt nach vier Wochen ein Ergebnis, das nichts beweist: Die Suche findet alles, aber niemand hat gefragt. Wer die richtigen nimmt, weiß danach, ob sich der Rest lohnt.
Drei Kriterien für den Start
Ein Ordner eignet sich für den Anfang, wenn mindestens zwei der drei Punkte zutreffen:
- Die Fragen darin kosten Geld. Fristen, Vereinbarungen, Nachweise. Nicht die Frage, wo die Bilder vom Richtfest liegen.
- Die Leute, die ihn kennen, sind weg oder gehen bald. Ein Ordner, den der Bauleiter im Schlaf findet, braucht keine Suche. Einer, den seit seinem Wechsel niemand mehr überblickt, schon.
- Er enthält Scans. Unterschriebene Verträge, Einschreiben, Bescheinigungen. Das sind die Dokumente, die die normale Suche nicht sieht, und zugleich die, die im Streit zählen.
Was das je Branche heißt
Bauunternehmen: die abgeschlossenen Projekte der letzten fünf Jahre, weil die Gewährleistung noch läuft. Dazu die Nachunternehmerverträge mit Nachträgen und der Schriftverkehr dieser Projekte. Nicht die laufenden Baustellen; die kennt noch jeder.
Hausverwaltungen: die Mietverträge mit allen Nachträgen, die Beschlusssammlungen und die Akten, die vom Vorverwalter übernommen wurden. Letztere sind fast immer Scans, und niemand im Haus war bei ihrer Entstehung dabei.
Maschinen- und Anlagenbau: die Auftragsakten ausgelieferter Anlagen: Pflichtenheft, Änderungen, Abnahmeprotokoll, Servicebericht. Die Fragen dazu kommen Jahre nach der Auslieferung, wenn der Kunde eine Vertragsstrafe oder ein Ersatzteil will.
Stadtwerke: Konzessions- und Gestattungsverträge, Gremienbeschlüsse, das Archiv. Wenige Dokumente, lange Laufzeiten, und die Frage nach dem Ablaufdatum kommt sicher.
Was draußen bleibt
Personal, Buchhaltung und die Ablage der Geschäftsführung bleiben beim Start außen vor. Nicht, weil die Suche damit nicht umgehen könnte, sondern weil die Berechtigungen dafür zuerst sauber sein müssen, und das ist ein eigenes Thema (siehe Wer darf was sehen?). Das E-Mail-Archiv bringt viel, weil dort die Absprachen liegen, aber es gilt dasselbe: erst, wenn klar ist, wessen Postfach wer sehen darf. Für den Start reicht oft das Postfach einer Projektadresse oder das eines Kollegen, der zustimmt.
Die zwanzig Fragen
Wichtiger als die Ordner sind die Fragen. Sammeln Sie, wonach in den letzten Monaten tatsächlich gesucht wurde: beim Bauleiter, in der Buchhaltung, im Sekretariat. Zwanzig bis dreißig Stück, so formuliert, wie man sie am Telefon stellt. Zu jeder gehört die richtige Antwort und die Stelle, an der sie steht. Das ist Arbeit für einen Vormittag, und es ist die einzige Arbeit, die Sie selbst machen müssen.
Diese Fragen sind der Maßstab. Nicht die Vorführung des Anbieters, nicht das Gefühl nach dem ersten Ausprobieren. Wie die Fragen zusammengesetzt sein sollten, damit das Ergebnis etwas aussagt, steht im Artikel Fünf Fragen, mit denen Sie jede KI-Suche prüfen können.
Was nach vier Wochen auf dem Tisch liegt
- Eine Zahl. Wie viele der Fragen hat die Suche richtig beantwortet, mit der richtigen Fundstelle? Nicht geschätzt, sondern gezählt.
- Eine Fehlerliste. Welche Fragen gingen schief, und warum: ein schlechter Scan, eine veraltete Fassung, ein Dokument, das gar nicht im Ordner lag? Die Liste ist oft aufschlussreicher als die Zahl, weil sie zeigt, was sich beheben lässt und was an den Unterlagen liegt.
- Eine Entscheidung. Weitere Ordner dazu, oder Schluss. Beides ist ein gutes Ergebnis, wenn es auf Zahlen beruht statt auf einem Eindruck.
Wer sich dann für mehr entscheidet, nimmt die nächsten Ordner nach denselben drei Kriterien. Die Suche wächst mit der Ablage, nicht umgekehrt: Nichts muss umgezogen oder umsortiert werden, und was heute nicht dazugehört, kann nächstes Jahr dazukommen.