Integration

Die Testphase läuft mit bis zu drei Ordnern, etwa 2.000 Dateien, bis zu drei Personen, vier Wochen. Dafür wird bei Ihnen nichts installiert und keine Verbindung in Ihr Netz aufgebaut.

• Ein Export. Sie übergeben die drei Ordner als Ordnerstruktur oder Archiv über einen SFTP-Zugang, den wir Ihnen einrichten; auf Wunsch ein Postfach als PST-Datei. Die Originale bleiben, wo sie sind.
• Rechte je Ordner. Wer von den bis zu drei Personen welchen Ordner sehen darf, legen wir beim Einrichten fest. Meist dürfen alle alles, weil die Ordner so gewählt sind.
• Vorher der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, bevor das erste Dokument fließt. Wo die Daten liegen, steht unter Sicherheit.
• Etwa zwei Stunden Ihrer IT für Export und Besprechung, verteilt auf die erste Woche.

Am Ende entscheiden Sie: Betrieb, weitere Quellen, oder wir löschen alles innerhalb von 30 Tagen.

Soll die Suche laufend aktuell sein, löst ein Dienst in Ihrem Netz den Export ab: ein kleines Programm auf einem vorhandenen Windows- oder Linux-Server (zwei Kerne, 4 GB reichen), das die freigegebenen Quellen mit einem Konto liest, das nur Leserechte hat, und neue oder geänderte Dokumente verschlüsselt nach außen überträgt (HTTPS, kein offener Port, kein Zugang von außen). Standardmäßig gleicht er stündlich ab, auch die Berechtigungen aus Ihrer Benutzerverwaltung. Wer den Export lieber behält, kann das; dann kommen neue Dokumente mit dem nächsten Export.

Betrieb bei Ihnen im Haus: Suchindex und Anwendung laufen auf einem Server von Ihnen; das Sprachmodell bleibt im Standard eine Schnittstelle in Deutschland, an die nur Frage und Textstellen gehen. Wir brauchen dann einen Zugang, den Sie kontrollieren, etwa ein VPN-Konto oder einen Wartungszugang, den Sie ein- und ausschalten. Soll auch das Modell im Haus laufen, braucht der Server eine Grafikkarte; das besprechen wir im Einzelfall.

Netzlaufwerk, E-Mail-Archiv und Microsoft 365 sind Standard; Dokumentenmanagement und Fachsoftware binden wir auf Anfrage an, je nach Hersteller.

• Kein Schreibzugriff: Kein Dokument wird verändert, verschoben oder gelöscht, keine Berechtigung angefasst.
• Nichts auf den Arbeitsplätzen: Die Suche läuft im Browser. Nur der Dienst im Betrieb braucht einen Server, und nur, wenn Sie diesen Weg wählen.
• Keine eingehenden Verbindungen und keine Firewall-Öffnung von außen, auch nicht im Betrieb.
• Keine Daten an Dritte außer an den Anbieter des Sprachmodells, und dorthin nur die Frage und die gefundenen Textstellen. Wer das ist und wo, steht unter Sicherheit.

1. Gespräch, etwa 45 Minuten. Welche drei Ordner, wer sie sehen darf, wo die Daten liegen sollen. Sie bekommen danach die technische Beschreibung zum Weiterleiten und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
2. Export. Ihre IT übergibt die Ordner per SFTP; wir richten die virtuelle Maschine ein und lesen ein, Texterkennung inklusive. Etwa zwei Stunden auf Ihrer Seite.
3. Testphase, vier Wochen. Zwanzig bis dreißig Fragen aus Ihrem Alltag, bis zu drei Personen probieren aus. Danach entscheiden Sie: Betrieb, weitere Quellen, oder wir löschen alles.
4. Betrieb. Erst jetzt der Dienst im Netz, weitere Quellen und, wenn gewünscht, der Server bei Ihnen im Haus.