Wer eine bessere Suche für seine Unterlagen sucht, bekommt drei Antworten: Die Volltextsuche sei doch schon da, ein Dokumentenmanagement löse das Problem, oder eine KI-Suche. Alle drei können etwas, das die anderen nicht können. Und keine ersetzt die anderen beiden.
Die Volltextsuche: findet Wörter
Die Suche im Dateimanager, im Postfach und in den meisten Programmen ist eine Volltextsuche. Sie durchsucht den Text von Dateien nach einer Zeichenfolge und liefert die Dateien zurück, in denen sie vorkommt. Das ist schnell, braucht keine Vorbereitung, und für viele Fälle reicht es: Wer weiß, dass das Schreiben „Lindenhof“ im Titel trägt, findet es.
Die Grenzen zeigen sich, sobald man nicht mehr weiß, welches Wort im Dokument steht:
- Sie findet nur das genaue Wort. „Korrosionsschutz“ findet nicht „Rostschutz“, „Mängelrüge“ nicht „Aufforderung zur Mängelbeseitigung“.
- Sie findet keine Scans. Ein eingescannter Brief ist ein Bild; solange ihn niemand durch eine Texterkennung geschickt hat, ist er für die Suche leer.
- Sie liefert Dateien, keine Antworten. Bei vierzig Treffern muss jemand vierzig Dokumente öffnen.
- Sie kann nichts zusammensetzen. Die Frage „Welche Sicherheiten halten wir noch?“ hat ihre Antwort in zwei Dokumenten: dem Vertrag und der Schlussrechnung. Die Volltextsuche sieht jedes für sich.
Das Dokumentenmanagement: ordnet ab
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist zuerst eine Ablage mit Regeln. Jedes Dokument bekommt beim Ablegen Merkmale: Projekt, Dokumentart, Datum, Partner. Es gibt Versionen, Freigaben, Aufbewahrungsfristen, oft Workflows für Rechnungen oder Verträge. Wer sein DMS pflegt, weiß, wo jedes Dokument liegt und welche Fassung gilt.
Das ist viel wert, und wer eines hat, sollte es behalten. Als Suche ist ein DMS trotzdem begrenzt, aus drei Gründen. Es setzt voraus, dass jemand die Merkmale beim Ablegen vergibt, sorgfältig und über Jahre; in der Praxis landet vieles im Sammelordner. Es gilt ab der Einführung: Die zwanzig Jahre Projekte davor liegen weiter auf dem Netzlaufwerk und in alten Postfächern. Und die Suche im DMS ist meistens wieder eine Volltextsuche mit Filtern, mit denselben Grenzen wie oben.
Das DMS beantwortet also die Frage „Wo liegt das Dokument, das ich kenne?“ sehr gut. Die Frage „Was haben wir damals vereinbart?“ beantwortet es nicht.
Die KI-Suche: beantwortet Fragen aus den Unterlagen
Eine KI-Suche in den eigenen Unterlagen funktioniert anders. Sie stellt eine Frage in normalen Worten, die Suche findet die passenden Stellen in den Dokumenten, nach Bedeutung und nicht nur nach Wortlaut, und formuliert daraus eine Antwort. Zu jeder Antwort gehört die Fundstelle: Dokument und Seite, mit einem Klick zu öffnen.
- Sie versteht, was gemeint ist. Die Frage nach dem Korrosionsschutz findet das Schreiben über den Rostschutz.
- Sie liest Scans. Eingescannte Verträge, Bescheinigungen und Briefe werden lesbar gemacht und durchsucht.
- Sie setzt zusammen. Eine Antwort kann aus zwei oder drei Dokumenten entstehen, mit einer Fundstelle je Dokument.
- Sie braucht keine Vorarbeit an der Ablage. Die Ordner bleiben, wie sie sind; nichts wird umsortiert oder verschlagwortet.
Auch sie hat Grenzen. Sie ist nur so gut wie die Unterlagen: Was nie abgelegt wurde, findet sie nicht, und sie muss das dann sagen, statt zu raten. Sie bewertet nichts; ob eine Frist gewahrt ist, entscheidet sie nicht. Und ob sie bei Ihren Dokumenten funktioniert, zeigt sich nicht in einer Vorführung, sondern erst an Ihren eigenen Fragen.
Dieselbe Frage, drei Werkzeuge
| Frage | Volltextsuche | Dokumentenmanagement | KI-Suche |
|---|---|---|---|
| Wo ist der Vertrag mit Kandelberger zum Lindenhof? | Findet ihn, wenn der Name im Dateinamen oder Text steht | Findet ihn über Projekt und Partner, samt gültiger Fassung | Findet ihn und nennt die Fundstelle |
| Wann haben wir den Feuchteschaden gerügt? | Nur, wenn „gerügt“ oder „Rüge“ im Text steht und das Schreiben kein Scan ist | Nur, wenn das Schreiben als „Mängelrüge“ abgelegt wurde | Antwortet mit Datum und Empfänger, Fundstelle im Scan |
| Welche Sicherheiten halten wir noch? | Liefert Dateien mit dem Wort „Sicherheit“ | Liefert Vertrag und Rechnung, lesen muss man selbst | Setzt Vertrag und Schlussrechnung zusammen, zwei Fundstellen |
| Gab es eine Bürgschaft? | Kein Treffer sagt nichts: vielleicht ein Scan, vielleicht anders benannt | Kein Dokument der Art „Bürgschaft“ sagt wenig | Sagt, dass keine vorliegt und stattdessen ein Einbehalt vereinbart ist |
Beispiele mit erfundenen Namen.
Was zu wem passt
Wer ein DMS hat, behält es; die KI-Suche liest es als eine Quelle unter mehreren, neben dem Netzlaufwerk und dem E-Mail-Archiv. Wer keins hat, braucht keins, um suchen zu können: Die KI-Suche kommt mit Ordnern zurecht, so wie sie gewachsen sind. Und die Volltextsuche bleibt für das, was sie gut kann, nämlich eine bekannte Datei schnell öffnen.
Der Unterschied liegt in der Frage, die man stellt. „Wo ist die Datei?“ beantworten alle drei. „Was gilt?“ beantwortet nur die, die den Inhalt liest. Wie das technisch funktioniert, steht im Artikel Was das Sprachmodell wirklich sieht; was mit Scans passiert, im Artikel Scans, Stempel, alte Pläne.