Der Bauleiter geht in Rente. Was mit seinem Wissen passiert

In sechs Monaten geht Herr Vogt. Zwanzig Jahre Bauleitung, jedes Projekt seit 2006, jeden Nachunternehmer persönlich bekannt. Die Frage, die dann im Raum steht, wird meist falsch gestellt: „Wie bekommen wir sein Wissen in die Firma?“ Ein Großteil davon ist schon in der Firma. Es ist nur nicht auffindbar.

Was wirklich weggeht

Die Dokumente bleiben. Verträge, Protokolle, Schriftverkehr, Abnahmen liegen auf dem Netzlaufwerk und in seinem Postfach. Was geht, ist der Weg dorthin: Herr Vogt weiß, dass die Absprache mit dem Fliesenleger beim Ärztehaus in einer E-Mail vom Frühjahr 2021 steht, dass der Ordner „Ärztehaus“ den Vertrag enthält, aber der Nachtrag unter „Sonstiges“ liegt, und dass der Nachunternehmer damals noch anders hieß. Diese Verbindungen hat niemand sonst.

Dazu kommt ein kleinerer Teil, der tatsächlich nur im Kopf ist: was am Telefon besprochen und nie aufgeschrieben wurde, welcher Nachunternehmer zuverlässig ist, wen man beim Bauamt anruft. Das lässt sich nicht aus Unterlagen holen, und man sollte das ehrlich auseinanderhalten.

Was man vorher tun kann

1. Die dreißig Fragen aufschreiben, die er am häufigsten bekommt. Nicht seine Antworten, sondern die Fragen der Kollegen: „Wer hat beim Lindenhof die Abdichtung gemacht?“, „Wo ist das Abnahmeprotokoll der Kita?“, „Hatten wir mit Renz einen Rahmenvertrag?“ Zu jeder Frage notiert er die Antwort und die Stelle, an der sie steht. Das dauert ein paar Stunden, und es ist die wertvollste Liste, die die Firma dann hat: Sie zeigt, wo das Wissen liegt, und sie ist zugleich das Prüfset für jede Suche, die man danach einführt.
2. Je Projekt eine Seite. Bauherr, Ansprechpartner, Nachunternehmer je Gewerk, Abnahmedatum, Besonderheiten, offene Punkte. Für die zwanzig Projekte, deren Gewährleistung noch läuft, reicht eine halbe Seite je Projekt. Mehr ist nicht nötig; die Einzelheiten stehen in den Unterlagen.
3. Das Postfach sichern, nicht löschen. Beim Ausscheiden wird das Postfach oft nach einer Frist gelöscht. Darin liegen die Absprachen von zwanzig Jahren. Es gehört archiviert, mit geklärten Zugriffsrechten, und es gehört zu den Quellen, die eine Suche lesen darf.

Was danach noch geht

Alles, was in den Unterlagen steht, bleibt findbar, wenn die Suche zwei Dinge kann: Bedeutung verstehen und Scans lesen. Die Frage „Wer hat beim Ärztehaus die Fliesen gemacht?“ findet dann den Vertrag, auch wenn darin „Bodenbelagsarbeiten“ steht und der Nachunternehmer unter seinem alten Namen firmiert. Die Suche ersetzt nicht Herrn Vogt. Sie ersetzt den Teil seiner Arbeit, der darin bestand, zu wissen, wo etwas liegt. Das war, gemessen an den Fragen, die er bekam, der größte Teil.

Was nur im Kopf war, ist weg. Das sollte man nicht beschönigen, aber auch nicht überschätzen: Die Fragen, die nach seinem Weggang wirklich Geld kosten, nämlich Fristen, Vereinbarungen und Nachweise, haben ihre Antwort fast immer auf Papier. Dort ist sie auch ohne ihn.

Namen und Projekte sind erfunden. Womit man beim Anbinden der Unterlagen anfängt, steht im Artikel Die ersten drei Ordner.