Die meisten Fragen an alte Unterlagen sind harmlos. Wer war damals der Ansprechpartner, welchen Estrich hatten wir, wie hieß der Nachunternehmer. Wenn die Antwort fünf Minuten dauert oder ungefähr stimmt, ist nichts passiert. Drei Fragen sind anders. Bei ihnen zählt nicht, was jemand im Haus noch weiß, sondern nur, was sich vorzeigen lässt.
Drei Situationen, in denen die Erinnerung nichts wert ist
Der Mangel kommt nach Jahren. Eine Eigentümergemeinschaft meldet im vierten Jahr nach der Abnahme einen Feuchteschaden am Sockel. Der Nachunternehmer, der die Abdichtung gemacht hat, sagt, eine Mängelrüge habe ihn nie erreicht, und seine Gewährleistung sei ohnehin abgelaufen. Jetzt entscheidet ein Datum: Wann ist das Schreiben raus, an wen, mit welchem Beleg? Wer das Einschreiben hat, ist im Recht. Wer sich erinnert, dass „da was war“, zahlt die Sanierung selbst.
Der andere bestreitet die Vereinbarung. Bei der Schlussrechnung streicht der Bauherr einen Nachtrag: Das habe er nie beauftragt. Die Mieterin eines Ladens beruft sich auf eine Verlängerungsoption, die im Vertrag nicht steht, aber angeblich zugesagt wurde. Ein Kunde im Maschinenbau verlangt die Vertragsstrafe für Lieferverzug, obwohl die Verzögerung an seiner verspäteten Freigabe lag. In allen drei Fällen gibt es ein Dokument, das die Sache entscheidet: eine E-Mail, ein Besprechungsprotokoll, ein Nachtrag zum Vertrag. Es liegt irgendwo. Die Frage ist, ob Sie es in zehn Minuten haben oder in drei Tagen.
Jemand von außen fragt nach dem Nachweis. Das Landratsamt will acht Jahre nach dem Bau einer Abdichtung das Einbauprotokoll sehen. Der Gemeinderat fragt, wann der Konzessionsvertrag ausläuft und ob er eine Verlängerungsklausel hat. Ein Auditor will die Freistellungsbescheinigung eines Nachunternehmers für ein bestimmtes Projekt. Hier reicht keine Antwort aus dem Gedächtnis, auch keine richtige. Verlangt wird das Papier.
Was die drei Situationen gemeinsam haben: Sie kommen selten, sie kommen unangekündigt, und wenn sie kommen, geht es um Beträge, die in keinem Verhältnis zur Suchzeit stehen. Ein Sanierungsfall kostet fünfstellig. Ein gestrichener Nachtrag vierstellig bis fünfstellig. Eine verpasste Frist bei einer Konzession kann über Jahre wirken.
Warum die Erinnerung nicht reicht
Im Alltag funktioniert die Erinnerung gut, solange die Leute da sind, die das Projekt gemacht haben. Das ist das Problem: Vier Jahre nach der Abnahme ist der Bauleiter von damals oft nicht mehr im Haus. Die Sachbearbeiterin, die den Mietvertrag verhandelt hat, ist in Elternzeit. Der Konzessionsvertrag stammt aus einer Zeit, in der niemand aus der heutigen Belegschaft dabei war.
Und selbst wenn sich jemand erinnert: Im Streit wird die Erinnerung nicht geglaubt, und zwar zu Recht. Die Gegenseite erinnert sich anders. Ein Gericht, ein Schlichter oder auch nur der Anwalt der anderen Seite will das Schreiben, das Datum, den Beleg. Bei Fristen gibt es kein „ungefähr“. Entweder die Rüge ist am 18. September zugegangen, oder sie ist es nicht.
Wo das Schreiben liegt
Es liegt fast immer vor. Die Unterlagen eines Projekts sind selten verloren, sie sind verteilt: ein Teil als Dateien auf dem Netzlaufwerk im Projektordner, ein Teil in der Bausoftware oder im ERP, ein großer Teil im Postfach dessen, der damals den Schriftverkehr geführt hat, und ein Teil als Scan, weil das Original per Post kam oder unterschrieben zurückging. Was mit dem Nachunternehmer am Telefon besprochen wurde, steht, wenn es gut lief, in einer E-Mail „wie besprochen“. Wenn es schlecht lief, nirgends.
Die Suche, die auf jedem Rechner ist, hilft dabei wenig. Die Dateisuche findet Dateinamen und, mit Glück, Wörter in Word-Dateien. Sie findet nicht das Schreiben, das als Scan abgelegt ist, weil der Scan für den Computer ein Bild ist. Sie findet nicht die E-Mail, wenn darin „Rostschutz“ steht und Sie nach „Korrosionsschutz“ suchen. Und sie beantwortet keine Frage, sie liefert eine Trefferliste, die jemand durchlesen muss. Bei einem Projekt mit dreihundert Dokumenten ist das ein Nachmittag.
Was eine Suche können muss
Für die drei Situationen oben braucht es keine „intelligente“ Software im Allgemeinen, sondern sechs konkrete Eigenschaften. Jede lässt sich prüfen, bevor man etwas kauft.
- Antwort mit Fundstelle. Zu jeder Antwort gehören Dokument und Seite, und ein Klick muss die Stelle öffnen. Eine Antwort ohne Fundstelle ist im Streit nichts wert, weil man sie nicht vorzeigen kann. Sie ist außerdem nicht prüfbar: Ob das System recht hat, sieht man erst am Original.
- Bedeutung statt Wortlaut. Wer nach der Mängelrüge fragt, muss das Schreiben finden, auch wenn darin „Aufforderung zur Mängelbeseitigung“ steht. Wer nach der Abdichtung fragt, muss den Nachunternehmer finden, auch wenn im Vertrag „Bautenschutz“ steht. Die Suche muss verstehen, was gemeint ist, nicht nur, was getippt wurde.
- Scans lesen. Einschreiben, unterschriebene Verträge, Bescheinigungen und Abnahmeprotokolle liegen als Scan vor. Genau diese Dokumente entscheiden den Streit. Eine Suche, die Scans nicht liest, findet die wichtigsten Unterlagen nicht.
- Ehrlich, wenn etwas fehlt. Steht die Antwort nicht in den Unterlagen, muss das System das sagen, statt etwas Plausibles zu formulieren. Eine erfundene Bürgschaft ist schlimmer als keine Antwort, weil man sich darauf verlässt.
- Gültige Fassung, offene Widersprüche. Von einem Vertrag gibt es den Entwurf, die unterschriebene Fassung und zwei Nachträge. Die Antwort muss aus der gültigen Fassung kommen und sagen, wenn zwei Unterlagen sich widersprechen, mit beiden Stellen. Entscheiden muss dann ein Mensch, aber er muss wissen, dass es etwas zu entscheiden gibt.
- Rechte wie in der Ablage. Wer einen Ordner in der Ablage nicht öffnen darf, darf über die Suche auch nichts daraus erfahren. Sonst ist die Suche der Weg, auf dem die Personalakte im Haus herumgeht.
Was das mit einem Chatbot zu tun hat, und was nicht
Die öffentlichen Chatbots, die inzwischen jeder kennt, können gut formulieren und viel erklären. Für die drei Situationen oben taugen sie aus zwei Gründen nicht. Erstens kennen sie Ihre Akte nicht. Sie antworten aus dem, was sie beim Training gelesen haben, und das war nicht Ihr Nachunternehmervertrag. Wer die Akte trotzdem hineinkopiert, gibt sie aus dem Haus, meist ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung und oft an Server außerhalb Europas. Zweitens liefern sie keine Fundstelle. Selbst wenn die Antwort stimmt, lässt sie sich niemandem vorlegen.
Eine Suche in den eigenen Unterlagen nutzt dieselbe Art von Sprachmodell, aber anders herum: Das Modell bekommt zu jeder Frage die passenden Stellen aus Ihren Dokumenten vorgelegt und darf nur daraus antworten. Es weiß nichts von sich aus. Deshalb kann es die Fundstelle nennen, und deshalb kann es sagen, wenn etwas fehlt. Wie das technisch läuft, steht im Artikel Was das Sprachmodell wirklich sieht.
So sieht das im Alltag aus
Ein Beispiel aus einer erfundenen Bauakte. Die Frage ist so gestellt, wie man sie einem Kollegen stellen würde.
Beispiel. Projekt- und Firmennamen sind erfunden.
Die Antwort ist nicht das Entscheidende. Entscheidend ist die Zeile darunter: Das Schreiben öffnet sich, als Scan, mit dem Vermerk „Einschreiben mit Rückschein“ und dem Datum. Das ist das Blatt, das man dem Nachunternehmer schickt, wenn er sagt, es habe ihn nie erreicht.
Beispiel. Die Antwort sagt, was in den Unterlagen steht, und auch, was nicht darin steht.
Wie Sie das prüfen, bevor Sie etwas kaufen
Jede Vorführung läuft gut, weil Daten und Fragen vorbereitet sind. Ob eine Suche in Ihren Unterlagen taugt, zeigt sich nur an Ihren Unterlagen. Nehmen Sie zwanzig bis dreißig Fragen, die in den letzten Monaten tatsächlich jemand gestellt hat, und schreiben Sie dazu auf, wo die Antwort steht. Dann lassen Sie die Suche antworten und vergleichen: Stimmt die Antwort, stimmt die Fundstelle, und sagt das System ehrlich, wenn eine Frage gar nicht aus den Unterlagen zu beantworten ist? Welche Arten von Fragen dabei nicht fehlen dürfen, steht im Artikel Fünf Fragen, mit denen Sie jede KI-Suche prüfen können. Wie wir selbst messen, unter Leistungen.
Klein anfangen
Niemand muss dafür die ganze Ablage umziehen oder ein neues Dokumentenmanagement einführen. Die Unterlagen bleiben, wo sie sind. Für den Anfang reichen die zwei oder drei Ordner, in denen die teuren Fragen liegen: die abgeschlossenen Projekte, deren Gewährleistung noch läuft, die Verträge mit Nachträgen, der Schriftverkehr dazu. Welche das sind und was nach vier Wochen auf dem Tisch liegt, beschreibt der Artikel Die ersten drei Ordner.
Der Maßstab bleibt derselbe wie am Anfang: Wenn in zwei Jahren jemand sagt, die Rüge habe ihn nie erreicht, liegt das Schreiben in zehn Minuten auf dem Tisch. Alles andere ist Komfort.
Dieser Artikel beschreibt, wie Unterlagen gefunden werden. Ob eine Frist gewahrt oder eine Vereinbarung wirksam ist, bewertet keine Suche; das klären Sie mit Ihrem Rechtsbeistand.